Antikvaarinen Kirjakauppa Tessi
ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
1. REKISTERINPITÄJÄ
Tessi Oy, Antikvaarinen Kirjakauppa Tessi,
Tessi Ltd, Antiquarian Bookstore Tessi
Mäntyviita 4, 02110 Espoo, Finland (myymälä)
Y-tunnus 2205517-6
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:
Jorma Kajaste, mantyviita@kajaste.net, +358 (0)44 709 3000
2. REKISTERIN NIMI
Antikvaarinen Kirjakauppa Tessin verkkokaupan asiakasrekisteri
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietojen käyttötarkoitus on Antikvaarinen Kirjakauppa Tessin verkkokaupan asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden tilausten arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Rekisteriä voidaan käyttää myös Postin lähetysten seurantaan. Henkilötietoja käytetään myös mahdollisten asiakasreklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa. Tietoja voidaan käyttää Antikvaarinen Kirjakauppa Tessin verkkokaupan toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja kohdennetun sisällön tuottamiseen.
Henkilötietoja käytetään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten palvelu- ja tuotetiedottamisessa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa.
Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita. Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalain-säädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
4 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita on yksi tai useampi seuraavista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaisista perusteista:
- rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
- käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
- käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ (KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT)
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:
- henkilön perustiedot ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon liittyvät tiedot ja henkilön asema tai tehtävänimike ko. yrityksessä tai organisaatiossa;
- henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot.
6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.
7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietojasi säilytetään enintään 2 vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Huomioithan, että henkilötietojasi voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
8 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT (VASTAANOTTAJARYHMÄT) SEKÄ TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tessi Oy voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa kolmansille tahoille, esimerkiksi viranomaisille.
Antikvaarinen Kirjakauppa Tessin verkkokaupan järjestelmätoimittaja Vilkas Group Oy käyttää sähköpostiviestinnässä MailChimp –järjestelmää, jolloin henkilötietoja tallennetaan Euroopan unionin ulkopuolella oleville palvelimille ja palveluntarjoaja on USA:n PrivacyShield-järjestelmässä eli tietosuoja on EU-tasolla.
9 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Antikvaarinen Kirjakauppa Tessin verkkokaupan järjestelmätoimittaja Vilkas Group Oy käyttää sähköpostiviestinnässä MailChimp –järjestelmää, jolloin henkilötietoja tallennetaan Euroopan unionin ulkopuolella oleville palvelimille ja palveluntarjoaja on USA:n PrivacyShield-järjestelmässä eli tietosuoja on EU-tasolla.
10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävä tietokanta on Antikvaarinen Kirjakauppa Tessin verkkokaupan järjestelmätoimittajan Vilkas Group Oy:n hallinoimalla palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.
Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän www.tessi.fi -verkkokaupan järjestelmätoimittajan Vilkas Group Oy:n IT-järjestelmän lokitietoihin.
Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
11 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
- oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;
- oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);
- oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);
- oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);
- oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);
- oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);
- oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
12. EVÄSTEET
Voimme käyttää evästeitä (ns. cookie), joiden avulla seurataanAntikvaarinen Kirjakauppa Tessin verkkokaupan kävijäliikennettä ja parannetaan palvelun laatua ja jotka talletetaan käyttäjän tietokoneelle. Evästeiden voimassaoloaika on rajattu, eikä niistä ole vahinkoa käyttäjän koneelle. Käyttäjä voi halutessaan selainohjelmansa asetuksista valita eväste-toiminnon poiskytkemisen. Emme kuitenkaan voi taata, että alustamme toimivat moitteetta evästeiden pois kytkemisen jälkeen, sillä evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle. Verkkosivustollamme on käytössä Google Analytics. Voit poistaa Google Analytics -seurannan käytöstä omalta koneeltasi.
Tämä seloste on päivitetty viimeksi 06.02.2021. Tessi Oy varaa oikeuden muuttaa tässä kuvattuja tietosuojakäytäntöjä ja päivittää näitä ehtoja sen mukaisesti.
Mikäli käyttäjällä on kysymyksiä koskien yksityisyyden suojaa, pyydämme ystävällisesti olemaan yhteydessä tässä Rekisteriselosteessa nimettyyn yhteyshenkilöön.